Comment faire de votre conférence une véritable réussite
Il est toujours sage de suivre des conseils pour l’organisation de votre toute première conférence, colloque, congrès. Il est vrai que chaque événement est différent et que les attentes des participants et des intervenants évoluent. L’organisation d’un colloque en bord de mer, dans une salle de réunion ou dans le respect de l’environnement, comporte de nombreuses étapes, depuis la définition du programme jusqu’à l’exécution de l’événement. Il existe de bonnes pratiques pour organiser un congrès avec succès. Ces procédures prennent en compte quelques étapes cruciales qui doivent être suivies lors de l’organisation avant, pendant et après celui-ci.
La création d’un comité d’organisation
Un comité responsable de l’organisation et de la planification du congrès doit être formé. Le fait d’être entouré par d’autres personnes peut être un réel avantage pour augmenter la productivité et trouver de nouvelles idées. Une agence d’organisation de congrès est capable de s’adapter et de vous renseigner de manière efficace sur cette étape.
Pour déterminer l’objectif de votre congrès, ce comité doit être doté des compétences nécessaires. Dans un premier temps, il convient de définir et de choisir les membres de l’équipe en fonction de leurs qualifications et de leur expertise. Dans une étape ultérieure, il est nécessaire d’identifier les différentes étapes du processus de planification auxquelles chacun d’entre eux participera.
L’élaboration d’un cahier des charges
Que vous ayez un comité derrière vous ou que vous fassiez tous, tout seuls, la création d’un cahier de charges est toujours utile. Instrument essentiel pour déterminer les grands thèmes de l’événement, il doit répondre à des questions clés.
Quel est l’objectif du congrès ?
Il est indispensable de préciser ici le thème ou un fil conducteur. Le titre de l’événement doit inciter les gens à se déplacer. En d’autres termes, le sujet que vous choisissez doit être d’actualité, présenter une perspective nouvelle et/ou répondre à un besoin pressant de votre public cible.
Qui est le public cible ?
Vous devez vous assurer que vous vous concentrez sur les bonnes personnes par rapport à votre objectif si vous voulez que votre congrès soit couronné de succès. Une fois votre public cible identifié, vous pouvez décider du nombre de participants.
Le choix du lieu du congrès
Ce point essentiel doit correspondre au message que vous souhaitez faire passer au sujet de votre entreprise ou de votre organisation. Assurez-vous que le lieu que vous choisirez est facilement accessible, qu’il convient à la présentation et qu’il soit adapté à l’auditoire. En outre, si votre congrès s’étend sur plusieurs jours, il est nécessaire de s’assurer qu’un hébergement est disponible à proximité.
La date et le calendrier du congrès
D’autres facteurs fondamentaux, tels que la date et le calendrier, peuvent avoir un impact significatif sur le succès de votre conférence. Dans l’idéal, faites en sorte que la conférence à laquelle votre public potentiel est invité n’ait pas lieu au même moment que d’autres conférences. En outre, veillez à éviter les périodes de vacances scolaires et des jours fériés.
Les besoins et le budget
Il est important de connaître le budget alloué à cet événement dans ce cas. De plus, vous mentionnerez les ressources nécessaires au fonctionnement du congrès et peut-être certains partenariats à rechercher. Cette étape peut faire appel à des prestataires de service d’organisation de congrès qui peuvent anticiper vos besoins et respecter votre budget.
La raison d’être du congrès
Il doit y avoir une raison spécifique pour laquelle ce congrès est organisé. Il est essentiel de la garder à l’esprit et de se fixer un objectif précis. Calculez vos objectifs en termes de retombées financières, de taux de participation et de satisfaction.
Ce cahier de charges est l’outil indispensable pour constituer votre projet de manière précise. Dans ce cas, des prestations d’organisation de congrès sont dédiées pour prendre en charge l’élaboration d’une offre clé en main.
La programmation détaillée pendant le congrès
Une fois que les éléments clés de la conférence ont été décidés, il est temps d’organiser la programmation détaillée du congrès, qui peut s’étendre sur plusieurs jours.
Cette programmation consiste à sélectionner les intervenants, les critères de sélection, la durée de leurs interventions, le planning et les formes de performance ou d’activité. Il est possible que les personnes sélectionnées en premier lieu ne soient pas disponibles en fonction de la date de la conférence. Il est donc conseillé d’avoir plusieurs options disponibles à l’avance.
Il serait également nécessaire de prévoir des animations ou des divertissements pour les participants pendant les pauses ou les repas. Une entreprise d’organisation de congrès possède le savoir-faire nécessaire pour réaliser votre programme tout en respectant les délais et les spécificités de votre cahier des charges.
La prévision d’activités et d’animations
Vous avez pris la décision d’organiser le congrès pour rassembler votre communauté. Il est important d’envisager des activités et des animations. Les idées ne manquent pas pour apporter le plus de confort et d’écoute, que ce soit dans un atelier, une table ronde, une conférence, un banquet, une soirée formelle, ou une exposition. Une agence d’organisation de congrès peut proposer ces nombreuses formes pour répondre à des objectifs variés, comme fédérer vos participants et promouvoir votre sujet ou votre association auprès d’un public plus large.
La communication autour de l’événement
La prévision d’une campagne de communication autour de votre conférence est fondamentale. Sans cela, le nombre de participants risque d’être décevant. Sites internet, réseaux sociaux, emailing, envoi de cartons d’invitation, les canaux de communication à votre disposition sont nombreux. Les compétences relatives à l’organisation de congrès mettent tout en jeu pour susciter l’intérêt de votre public cible en faisant preuve de créativité, comme la personnalisation de votre message.
Le bilan et l’évaluation du congrès
Pour évaluer les aspects positifs et les aspects à améliorer de la conférence, il est essentiel de mettre en place un plan d’évaluation. Celui-ci vous permettra d’évaluer si les objectifs initiaux ont été atteints et d’identifier les domaines qui nécessitent plus d’attention pour un prochain événement.
Pour témoigner d’un véritable professionnalisme dans l’organisation d’un congrès, créez un questionnaire à l’intention des participants pour leur demander leur avis sur la conférence, ainsi qu’un rapport de visibilité pour vos partenaires. Votre fiche devrait être remplie et soumise dans les 24 heures suivant la conférence.