Le guide ultime de planification d’événements : comment planifier un événement
Un plan d’événement est un guide pour toutes les composantes de votre événement. Il coordonne ces éléments par rapport aux buts et objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps), ainsi qu’à un calendrier. Pour identifier votre calendrier, nous vous recommandons de remonter à partir de la date de votre événement. Votre plan d’événement vous aide à rester sur la bonne voie et peut vous servir d’étoile polaire lorsque vous vous préparez pour le jour de votre événement. Quelle que soit la taille de votre événement, un bon plan couvre les mêmes composants essentiels, vous pouvez vous faire aider par une agence d’hôtesses spécialisée en évènementiel sur Paris.
Quelles sont les fonctionnalités de base d’un plan d’événement ?
Votre plan d’événement est le point de départ de l’ensemble de votre événement, il est donc important de s’assurer qu’il couvre les bons fondamentaux.
Votre plan d’événement doit couvrir :
- Buts et objectifs de l’événement
- Rôles et responsabilités individuels
- Bénévoles et formation des bénévoles
- Budget
- Date de l’évènement
- Logiciel événementiel
- Image de marque de l’événement
- Conférenciers et invités spéciaux
- Partenariats et mécénats
- Plan promotionnel, publicitaire, marketing et publicitaire
- Jour des processus
- Informations sur le vendeur
Bien que cela puisse sembler une liste intimidante, nous avons créé une ventilation étape par étape de chaque élément et de tout ce que vous devez savoir pour commencer.
Développez le but et les objectifs de votre événement
La toute première étape de la planification de votre événement consiste à établir des buts et des objectifs tangibles. Si vous connaissez les principaux objectifs de votre organisation avant de planifier, vous pouvez vous assurer que chaque partie de votre événement est optimisée pour réussir. Cherchez-vous à sensibiliser à une cause ou à collecter un montant prédéterminé de dons pour votre prochain projet ? Espérez-vous attirer 50 invités, ou 500 ? Fixer un objectif avec des mesures de réussite quantifiables permettra à votre équipe de s’assurer que vous les atteignez plus facilement. Mieux encore, déterminez ce qui se passe si vous atteignez, dépassez ou ratez votre objectif. À quel moment fermez-vous la boutique ? À quel moment arrivez-vous à faire quelque chose de plus excitant la prochaine fois ? Comprendre où vous allez ne fera que vous aider à y arriver plus rapidement.
Organisez votre équipe
Tout événement nécessite un effort d’équipe concerté pour gérer tous les détails. Envisagez d’identifier un gestionnaire d’événement clé ou un président d’événement ainsi que des présidents individuels pour les sous-comités, tels que :
- Haut-parleurs
- Divertissement
- Publicité
- Commanditaires
- Gestion des bénévoles
L’attribution de rôles individuels aux membres de l’équipe crée un système de responsabilité et empêche les tâches de tomber à l’eau. De plus, cela vous permettra de déléguer, mais n’oubliez pas de tenir compte des réunions de comité dans le calendrier de votre plan d’événement !
Si vous recherchez des entreprises pour parrainer votre événement, gardez à l’esprit qu’elles seront plus susceptibles de le faire si elles peuvent en voir les avantages évidents. Si vous avez eu des parrains dans le passé qui sont prêts à parler en votre nom, tant mieux mais si ce n’est pas le cas, soyez prêt à élaborer un dossier convaincant pour obtenir de l’aide lors de votre première prise de contact. Vous pouvez également faire appel à une agence d’hôtesses spécialisée en évènementiel sur Paris pour vous aider.