Pourquoi utiliser une caisse enregistreuse ?
Si vous avez un commerce, certains équipements comme la caisse enregistreuse sont indispensables pour le bon fonctionnement de votre activité. Bien que la fonctionnalité de base d’une caisse enregistreuse soit de traiter les transactions, celle-ci dispose également de plusieurs fonctions très utiles : impression du relevé journalier, consultation du stock, suivi des livraisons, etc. Tout dépend des besoins et de la nature du commerce. La caisse enregistreuse apporte un certain nombre d’avantages, elle permet notamment de réduire les risques d’erreur et permet de gagner un temps considérable, aussi bien pour les utilisateurs que pour les clients lors du passage en caisse. Voici quelques informations à savoir si vous cherchez à vous équiper d’une caisse enregistreuse.
Fonctionnement d’une caisse enregistreuse ?
Créée à la fin des années 1800, la caisse enregistreuse est un équipement dont ne peuvent se passer les commerçants. La caisse enregistreuse, ou terminal de point de vente, est constituée d’éléments de base (un clavier, une calculatrice, un tiroir-caisse, une imprimante pour les tickets), auxquels il est possible d’ajouter des fonctions supplémentaires comme un terminal de paiement électronique, un lecteur de code-barres, une balance, ou encore un monnayeur automatique.
Il existe plusieurs sortes de caisses enregistreuses et le choix doit se faire en fonction de l’activité du commerce :
- La caisse numérique : considérée comme une caisse standard, elle offre des fonctions basiques comme de simples calculs. Elle est toutefois de moins en moins utilisée.
- La caisse alphanumérique : plus évoluées que la caisse numérique, certaines fonctions comme le paramétrage des tickets de caisse, la saisie manuelle de produits ou la réalisation des rapports de gestion sont possibles.
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La caisse tactile : c’est la caisse la plus sophistiquée, complète et polyvalente. Elle fonctionne comme un ordinateur et peut être connectée à d’autres périphériques (TPE, balance, scanner…), mais elle se caractérise surtout par son écran tactile, depuis lequel toutes les informations peuvent être consultées : stock, planning du personnel, livraisons, commandes clients, etc.
Ce qu’il faut savoir avant d’installer une caisse enregistreuse
Pour s’équiper d’une caisse enregistreuse il est nécessaire d’évaluer les besoins du commerce, notamment en termes de moyens de paiement, du volume de transactions, le nombre d’employés utilisant la caisse, la place disponible pour installer le dispositif de caisse, etc. Par exemple, si votre activité présente un volume de client peu important, une caisse numérique ou alphanumérique peut être suffisante.
De plus, il est important de savoir que conformément à la loi des finances, une caisse enregistreuse doit être certifiée NF525 (en vigueur depuis le 1er janvier 2018). Cette certification consiste à avoir un logiciel sécurisé, afin que les données de caisse soient enregistrées, conservées et archivées dans les normes, et sans être altérées. Cela est une obligation légale, qui est amenée à être contrôlée lors des contrôles fiscaux.
Pourquoi utiliser une caisse enregistreuse ?
La caisse enregistreuse apporte plusieurs avantages, à commencer par un gain de temps. Que ce soit pour les employés ou pour les clients, la caisse enregistreuse simplifie les transactions et les rend plus rapides à traiter, ce qui est particulièrement pratique en cas de forte affluence. Elle permet également de :
- Automatiser les calculs, diminuant ainsi les risques de calcul notamment lors des rendus de monnaie.
- Optimiser la gestion du commerce : tout est centralisé, et la caisse enregistreuse est un véritable appareil tout-en-un qui permet d’éditer un rapport de caisse, de suivre les commandes en cours… En cas de doute sur une transaction frauduleuse, il est aussi possible de consulter l’historique afin de déceler une possible erreur.
- Avoir une meilleure sécurité : il s’agit d’un outil fiable, qui réduit les risques de vol par les employés. Le verrouillage automatique du tiroir-caisse entre chaque transaction est également un point fort pour éviter les regards indiscrets.
Si vous cherchez une caisse enregistreuse fiable, durable et robuste, il existe des professionnels qui proposent un large choix de modèles adaptés à toutes les activités.